Uso y filtrado de vistas
Para poder usar adecuadamente las vistas hay que tener en cuenta los siguientes aspectos.
Todas las vistas del sistema se encuentran en el acceso directo Vistas, en el menú principal.
Aquí, la columna Parent Class muestra la tabla base que se está utilizando para sacar la información. Por tanto, si la tabla base es “matrículas”, cada fila de esa vista representa una matrícula. Si la tabla base es “alumnas”, cada fila de esa vista representa una alumna.
Exceptuando las del menú principal (Ca n, Ca, agd, Ca nax…etc), para poder acceder a cualquier vista hay que hacer clic en Vistas> y escribir su nombre en el buscador.
IMPORTANTE: hay que hacer doble clic encima de la vista a la que se desea acceder. Nunca se hace clic en Editar.
Una vez dentro de cualquier vista, el funcionamiento siempre es el mismo, sin importar la información que muestre.
Las vistas siempre muestran 10 registros por defecto en cada página, si se desea ver más solo hay que abrir el desplegable en la esquina inferior derecha. Se pueden visualizar 10, 50, 100, o 500 registros por página.
Cada columna representa información relacionada con la tabla base. En el siguiente ejemplo, la vista “Matrícula Ca” tiene la tabla base “matrículas”, por lo tanto las columnas solo muestran información relacionada con las matrículas.
Se pueden ordenar alfabéticamente (en casos de textos), cronológicamente (en casos de fechas), o de menor a mayor (en casos de números) y viceversa
Los filtros sirven para buscar información concreta dentro de la tabla y son acumulables, se pueden añadir tantos como se necesite.
Solo se pueden filtrar las columnas que aparecen en la vista, si la información que se desea buscar no se encuentra en ninguna columna no se podrá encontrar mediante filtros.
Nota: los filtros se borran cada vez que se cierra la vista. Si la vista se refresca por error, habrá que volver a añadir todos los filtros de cero.
EJEMPLOS: En esta vista llamada Matrícula Ca, en la que se muestran todas la matrículas activas de Ca de todos los centros y alumnas, para buscar matrículas de un curso concreto hay que usar el siguiente filtro:
Campo: Curso – Operador: igual a – Valor: Ca repaso n – LA SUREÑA – 5 al 26/1/24 – Etcheverry – Arg
A tener en cuenta: si no se dispone del nombre completo del curso o grupo que se desea buscar, se pueden poner palabras clave en el campo Valor, siempre y cuando se cambie el Operador a “contiene”, de la siguiente manera:
Campo: Curso – Operador: contiene – Valor: repaso LA SUREÑA
Para filtrar fechas siempre hay que usar los operadores “mayor que, mayor o igual que, menor que, y menor o igual que”. Para búsquedas de tiempo nunca se deben usar los operadores igual a, contiene…etc.
La diferencia entre “mayor que”, y “mayor o igual que” es que “mayor o igual que” sí incluye la fecha escrita en el valor en el rango de búsqueda.
– Si, se desea buscar las matrículas dadas de alta a partir de septiembre del 2025 hay que filtrar por la fecha de inicio de la matrícula:
Campo: Fecha de inicio – Operador: Mayor o igual que – Valor: 01/09/2025
Como he mencionado antes, se pueden acumular varios filtros, esto permite acotar rangos de fechas.
– Si se desea buscar las matrículas dadas de alta únicamente en el mes de septiembre del 2025 se tienen que aplicar los siguientes filtros:
Campo: Fecha de inicio – Operador: Mayor o igual que – Valor: 01/09/2025
Campo: Fecha de inicio – Operador: Menor o igual que – Valor: 30/09/2025
– Si se desea buscar las matrículas pertenecientes a cursos que empiecen y terminen en fechas concretas (de septiembre 2025 a marzo 2026 por ejemplo) se aplicarían los siguientes filtros:
Campo: Curso Fecha de inicio – Operador: Mayor o igual que – Valor: 01/09/2025
Campo: Curso Fecha de fin – Operador: Menor o igual que – Valor: 31/03/2026
Para eliminar filtros hay que hacer clic en en Filtros> cerrar la primera ventana emergente> seleccionar el filtro que se quiere borrar> clic en Borrar.
Para borrar todos los filtros solo hay que hacer clic en Borrar todos.
Una vez se hayan aplicado los filtros necesarios, se puede exportar un excel con los datos filtrados haciendo clic en Exportar.
Automáticamente aparecerá una ventana donde se muestran los títulos de todas las columnas de la vista. En este apartado se puede determinar qué columnas deben aparecer en el excel y cuáles ocultar, haciendo doble clic sobre el nombre de la columna.
Si el nombre aparece en color gris, la columna no se mostrará en el excel; si aparece en amarillo sí se mostrará.
Por último, hay que hacer clic en Exportar.
